Process Mapping ผังงานที่มีประสิทธิภาพ
โพสต์เมื่อ 13 มิถุนายน 2561
Process Mapping |
||
เพื่อสร้างผังงานและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน |
||
|
ในการดำเนินธุรกิจนั้น ต้นทุนในเรื่องของเวลา วัตถุดิบ การผลิต หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นทางการขนส่ง หรือทางด้านอื่นๆ ก็สำคัญกับธุรกิจมากเช่นกัน ถ้าหากไม่บริหารหรือควบคุมการใช้จ่ายในการดำเนินกิจกรรมให้ดี ก็จะทำให้ก่อเกิดความเสียหายกับองค์กรได้ หากแต่บริหารและควบคุมให้ก่อเกิดประสิทธิภาพก็จะเป็นส่วนสำคัญที่นำมาซึ่งความได้เปรียบทางการแข่งขันหรือเพิ่มผลกำไรให้ธุรกิจได้ดีทีเดียว ซึ่งการเขียนแผนผังขั้นตอนการทำงาน(Process Mapping) จึงเป็นเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้สามารถมองเห็นภาพที่แท้จริงในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ของธุรกิจ อีกทั้งยังช่วยให้ง่ายต่อการหาจุดที่ควรปรับปรุงหรือพัฒนาให้ธุรกิจดีขึ้นอีกด้วย |
||
 |
ในการจัดทา Process Mapping มีเครื่องมือสำคัญที่ช่วยในการทำ คือ แผนผังการไหล(Flow Diagram) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่แสดงถึงความสัมพันธ์ของจุดต่างๆ ในกระบวนงาน เพื่อทำให้ทราบและเข้าใจถึงการเคลื่อนตัวหรือการไหลของลูกค้าหรือกระบวนการในการทำงาน และเพื่อทำให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพเพิ่มยิ่งขึ้น โดยรูปแบบของแผนผังการไหลมีหลากหลายรูปแบบตั้งแต่การใช้สัญลักษณ์ การใช้ภาพถ่าย หรือการใช้ภาพเสมือนในการจัดทำแผนผังการไหล โดยการจัดทำแผนผังการไหล (Flow Diagram) นี้แบ่งเป็น 2 ลักษณะ คือ แผนผังการไหลของงานหรือกระบวนงาน (Work Flow) และ แผนผังการไหลของลูกค้า (Customer Flow) ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้ |
|
| 1. แผนผังการไหลของงานหรือกระบวนงาน (Work Flow) เป็นการกำหนดขั้นตอนการ ทำงาน ติดตามการทำงาน รวมถึงการอนุมัติเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอนการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งยังช่วยให้สามารถตรวจสอบกระบวนการทำงาน การดำเนินการ และการตรวจสอบ ความล่าช้าในการดำเนินการที่เกิดขึ้น เพื่อนำมาปรับปรุงให้เกิดผลสัมฤทธิ์ของงานตั้งแต่ต้นกระบวนการไปจนจบกระบวนการ โดยการเขียน Work Flow นี้จะเขียนเป็นประโยค ซึ่งประกอบด้วยประธานและคำกริยา โดยคำกริยาที่ใช้จะเป็นคำกริยาใหญ่ เช่น พิจารณา อนุมัติ อนุญาต ตรวจสอบ บันทึก ให้ความเห็น แก้ไข ดำเนินการ เป็นต้น ไม่ควรใช้คำกริยาเล็ก เช่น รับ ส่ง ลง ขึน้ ดู ยื่น เป็นต้น |  |
|
|
2. แผนผังการไหลของลูกค้า (Customer Flow) เป็นการเขียนแผนผังขั้นตอน กระบวนงานที่ลูกค้าปฏิบัติเมื่อมาติดต่อ เพื่อทำให้สามารถตรวจสอบกระบวนงาน ขั้นตอน หรือระยะเวลาในการปฏิบัติงานได้ อีกทั้งยังเป็นการลดความล่าช้าที่จะเกิดขึ้น ซึ่งหลักการในการเขียน คือเขียนด้วยคำกริยา โดยไม่จำเป็นต้องใช้คำกริยาใหญ่ แต่ใช้คำกริยาที่เกิดขึ้นจริงกับลูกค้า เช่น ยื่น รับ รอ เป็นต้น |
||
|
ถึงแม้ว่าคนจะเป็นทรัพยากรที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ แต่กระบวนการการทำงานและระบบงานก็มีความสำคัญที่จะช่วยทำให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรด้วยเช่นกัน เพราะการกำหนดหรือการวางแผนการดำเนินงานเป็นขั้นตอนจะทำให้การทำงานนั้นมีความรวดเร็ว อีกทั้งยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้อีกด้วย และหากพบข้อผิดพลาด จะสามารถหาวิธีแก้ไขได้ตรงจุดและทันทีและทำให้งานประสบควาสำเร็จ |
||
|
บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตร |
||
