8 เรื่องสำคัญที่ชาวจัดซื้อจัดจ้างควรรู้ในการทำงาน

1. ความเข้าใจในเรื่องกลยุทธ์จัดซื้อจัดจ้าง

 กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้าง คือ การตั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการจัดซื้อ แล้วหา What to do หรือขั้นตอนการทำเพื่อที่จะบรรลุจุดประสงค์และเป้าหมายนั้น ๆ

เช่น เป้าหมายขององค์กรคือการลดต้นทุน (Cost Saving)

 กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้าง จะต้องคิดว่าองค์กรจะต้องทำอย่างไรเพื่อที่จะบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายนั้น เช่น องค์กรจะซื้อของในตลาดไหน จะซื้อกับซัพพลายเออร์กี่ราย รูปแบบสัญญาการซื้อขาย ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อผู้ขาย คุณลักษณะของซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมและคุณลักษณะของพนักงานจัดซื้อที่เหมาะสมกับแต่ละกลยุทธ์

2. การทำ Category Management

 การวางแผนกลยุทธ์การจัดซื้อของสินค้าและบริการแต่ละประเภท ซึ่งขึ้นอยู่กับนโยบายองค์กร วัตุประสงค์องค์กร

โดยการวิเคราะห์สภาพตลาด การแข่งขันของผู้ซื้อและผู้ขาย อำนาจการเจรจาต่อรองของอค์กรกับซัพพลายเออร์ และวิธีการจัดซื้อในปัจจุบัน

 ซึ่งการทำ Category Management จะทำให้เห็นโอกาสและความเสี่ยงของสินค้าและบริการแต่ละประเภท เช่น กลยุทธ์การจัดซื้อจัดจ้างเพื่อการลดต้นทุน (Cost saving) อาจทำได้โดยการเจรจาต่อรองสัญญาระยะยาว หรือการหาซัพพลายเออร์รายใหม่ๆ เพื่อจะ Balance Power และบริหารความเสี่ยง

3. การทำความเข้าใจ Spend Profile

 การเป็นนักจัดซื้อจัดจ้างมืออาชีพที่ควรทำความเข้าใจในวัตถุดิบที่จะจัดซื้อ เข้าใจว่าในพอร์ตโฟลิโอของบริษัทมีการจัดซื้อจัดจ้างวัตถุดิบหรือบริการชนิดใดไปบ้าง หรือที่เราเรียกว่า Spend Profile หากนักจัดซื้อจัดจ้างมีความเข้าใจใน Spend Profile ของบริษัทก็จะทำให้การจัดซื้อจัดจ้างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. การทำ Procurement Data Analytics

 การเก็บรวบรวมข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างมาวิเคราะห์ เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึก

ทางหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างสามารถนำข้อมูลเชิงลึกนี้มาเป็นตัวนำทางในการปรับปรุงกลยุทธ์และใช้เป็นข้อมูลในการประกอบการตัดสินใจได้

 การทำ Procurement Data Analytics นั้นเป็นเทรนด์ที่กำลังมาแรงในยุคนี้ หากองค์กรใดไม่ให้ความสำคัญในการทำ Procurement Data Analytics แล้ว อาจจะทำให้อัตราการแข่งขันและประสิทธิภาพในการจัดการงานจัดซื้อจัดจ้างลดลง

5. การทำ Supplier Relationship Management (SRM)

 การบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ความสำเร็จขององค์กรไม่ได้ขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction) อย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เช่นเดียวกัน โดยเฉพาะซัพพลายเออร์ที่ส่งมอบวัตถุดิบหรือบริการที่ Critical กับองค์กร มีหลายเหตุการณ์ที่องค์กรมองเห็นโอกาสในทางธุรกิจ แต่องค์กรไม่สามารถทำได้ด้วยตัวเองฝ่ายเดียวแต่ต้องร่วมมือกับซัพพลายเออร์ หรือเรียกว่าต้องพึ่งพาศักยภาพซึ่งกันและกันเพื่อจะเติบโตไปด้วยกันในอนาคต

6. ความเข้าใจเรื่อง Total Cost of Ownership (TCO)

 เพราะว่าการซื้อของ นักจัดซื้อจัดจ้างที่ดีจะไม่ได้ดูแค่ราคาซื้อขายเท่านั้น แต่ต้องดูไปถึง Total Cost of Ownership (TCO) หรือ ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ

นั่นคือ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องตลอดช่วงอายุการใช้งานของสินค้าหรือบริการนั้นๆ

 เพราะฉะนั้น นักจัดซื้อจัดจ้างที่ดีควรใช้ Total Cost of Ownership มาเป็นต้นทุนในการตัดสินใจในการจัดซื้อจัดจ้าง

7. Procurement KPI (Key Performance Indicator หรือตัวชี้วัด)

 ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ส่วนหนึ่งมาจากประสิทธิภาพของงานจัดซื้อจัดจ้างซึ่งสามารถมองได้ทั้งหมดผ่าน 3 มุมมองนี้ที่ควรพิจารณา

เราต้องเข้าใจว่าความคาดหวังของ Top Management ในระดับองค์กรก่อนว่ามีความคาดหวังอย่างไรกับงานจัดซื้อจัดจ้าง เช่น ความหวังว่างานจัดซื้อจัดจ้างต้องเป็นส่วนหนึ่งของการเพิ่มยอดขาย กำไรมากขึ้น เป็นต้น

ความคาดหวังของ Stakeholders เช่น On time delivery, Fit to purpose quality เป็นต้น

ระดับของกระบวนการทำงาน หรือ Process ที่รวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ โปร่งใสและตรวจสอบได้ เป็นต้น

 การจัดทำ KPI แล้ว ควรจะต้องมีการวัดอย่างเข้มข้นเพื่อที่จะได้ปรับปรุงต่อไป ตัววัดที่ดีควรวัดทั้งทางด้าน Efficiency และ Effectiveness ทั้งสองอย่างพร้อมกัน เช่น งานเสร็จ แต่งานเสร็จแบบไม่มีคุณภาพมันก็ไม่ได้

8. การเจรจาต่อรอง (Negotiation)

 เป็นอีกทักษะที่สำคัญอย่างมากอีกทักษะหนึ่งของนักจัดซื้อจัดจ้าง การเจรจาต่อรอง เป็นทั้ง Art & Science คือเริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์สถานการณ์หลาย ๆ ด้านเพื่อการรู้เขา-รู้เรา การตั้งคำถาม การฟัง การเล่าเรื่อง การเลือกใช้เทคนิคการโน้มน้าว การใช้ Negotiation Tactics ตลอดจนแผนงานการติดตาม Agreement ที่ตกลงกัน

ทั้งนี้เน้นที่ทั้งสองฝ่ายได้ผลประโยชน์ร่วมกันมากกว่าเพื่อทำให้ทั้งคู่เติบโตแบบยั่งยืนกันต่อไปในอนาคต