หลายครั้งที่การสื่อสารไม่เป็นไปอย่างที่ตั้งใจไว้ เพราะไม่รู้ว่าพูดกับใคร หรือคิดว่าพูดไปเรื่อยเดี๋ยวมันก็จบ แต่ผลลัพธ์จากการพูดไม่เกิดประโยชน์ไม่มีอะไรดีขึ้น สิ่งเหล่านี้ล้วนเกิดขึ้นทั้งในการทำงานและการใช้ชีวิตประจำวัน แล้วเราจะพัฒนาการสื่อสารอย่างไรให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

บรรณาธิการของwww.indeed.com แห่ง USA. ได้แชร์บทความ

7 สิ่งที่จะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ซึ่งทางแอดมินได้นำมาแชร์ให้ทุกท่านได้นำไปประยุกต์ใช้กัน 

กับ 7 สิ่งที่จะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ จะมีอะไรบ้างนั้น ไปดูกันเลยค่ะ

1.รู้ถึงจุดประสงค์ในการสื่อสาร (Know your purpose)

การใช้คำพูดเพื่อการสื่อสารนั้นสามารถทำได้หลากหลายวัตถุประสงค์ เช่น เพื่อการโน้มน้าวใจ, เพื่อการให้ข้อมูล หรือเพื่อการให้คำแนะนำ การกำหนดเป้าหมายที่ต้องการการสื่อสารนั้น จะช่วยให้ผู้สื่อสารวางแผนกลยุทธ์ด้านการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น เช่น หากคุณต้องการพูดเชิงโน้มน้าวจะสามารถดึงดูดความสนใจทางอารมณ์ เช่น การสร้างอารมณ์ร่วม เพื่อให้ผู้รับฟังสามารถเข้าใจในสิ่งที่ต้องการนำเสนอได้มากยิ่งขึ้น

2.ระบุผู้ชมหรือผู้รับสาร (Identify your audience)

สิ่งหนึ่งที่สำคัญอย่างมากสำหรับการสื่อสาร คือ คุณต้องรู้ว่าผู้ที่เราจะสื่อสารและนำเสนอ คือใคร เพื่อที่คุณจะตัดสินใจเรื่องการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เนื่องจากมีหลายปัจจัยที่อาจส่งผลต่อลำดับหรือโครงสร้างในการสื่อสารของคุณต่อผู้รับสารได้ เฉกเช่นอายุของผู้ฟัง ระดับของฐานะทางสังคม และอาชีพต่าง ๆของกลุ่มผู้ฟัง เช่น เป็นหัวหน้างานในองค์กรของคุณ ที่ตอนนี้กำลังคาดหวังให้คุณนำเสนอโครงการหรือผลการดำเนินงานบางอย่างอยู่ เป็นต้น

3.มีแผนหรือโครงร่างสำหรับการนำเสนอ (Have a plan)

การวางโครงเรื่องหรือร่างหัวข้อสำหรับการสื่อสารในแต่ละครั้ง มีความสำคัญและจำเป็นเพื่อให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมกับการสื่อสารในแต่ละครั้งของเรามากขึ้น อย่างเช่น หากคุณเป็นนักวางผังเมืองที่กำลังนำเสนอไอเดียต่อหน้าผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ชาวบ้าน ภาครัฐ เอกชน คุณควรทราบเรื่องราวต่าง ๆ เกี่ยวกับโครงการในครั้งนี้เกือบทั้งหมด เช่น จะตั้งอยู่ที่ใด ทางเมืองหรือภาครัฐจะเสียค่าใช้จ่ายสำหรับการพัฒนาสาธารณะประโยชน์อย่างไรและเป็นจำนวนเท่าไหร่ ฯลฯ คุณควรคำนึงถึงข้อโต้แย้งหรือตำถามที่เป็นได้ว่าเหล่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจจะถามออกมาและมีการเตรียมคำตอบล่วงหน้าไว้สำหรับในแต่ละสถานการณ์

4.การฟังเชิงรุก (Listen actively)

การฟังเชิงรุก หรือการฟังอย่างตั้งใจ สิ่งนี้สามารถแสดงออกหรือสื่อถึงความสนใจของเราที่มีต่อเนื้อหาไปยังผู้นำเสนอ และทำให้ผู้พูดอยากจะสื่อสารสิ่งต่างๆ ออกมาได้ รวมไปถึงการแสดงออกทางภาษากายต่างๆ  เช่น การหมั่นสบตากับผู้พูด หรือการแสดงออกเป็นระยะๆ ไปยังผู้นำเสนอว่าเรากำลังมีสมาธิกับเขาอยู่ เช่น มีการตั้งคำถามว่ากับทางผู้นำเสนออยู่เป็นระยะ

5.การพูดให้ชัดถ้อยชัดคำ (Speak Clearly)

การพูดให้ชัดถ้อยชัดคำหรือการพูดออกมาให้ชัดเจนประกอบด้วยหลากหลายองค์ประกอบ เช่น น้ำเสียง ระดับความดังของเสียง และจังหวะการพูด สิ่งที่ควรคำนึงอยู่เสมอ คือ การใช้น้ำเสียง และลักษณะการพูดของคุณเหมาะสมกับผู้ฟังหรือไม่ เช่น ใช้ลักษณะการพูดแบบเป็นทางการกับผู้บริหาร ใช้ลักษณะการเป็นกันเองในกลุ่มเพื่อน หรือใช้ระดับเสียงที่ดังและหากคุณกำลังนำเสนอกับกลุ่มคนในห้องขนาดใหญ่ นอกจากนั้นก็ควรคำนึงถึงจังหวะที่เหมาะสมกับผู้ฟัง ไม่เร็วไปหรือช้าไป เพื่อให้ผู้ฟังสามารถติดตามคุณได้

6.ใช้ภาษากายอย่างเหมาะสม (Use appropriate body language)

ไม่ว่าอากัปกิริยาคุณจะกำลังนั่งหรือยืนอยู่ การรักษาท่าทางให้ตรงและสง่าผ่าเผยยังบ่งบอกถึงการฟังเชิงรุก หรือการฟังอย่างตั้งใจอีกด้วย หากคุณอยู่ในกลุ่มสนทนาขนาดเล็ก สิ่งที่ควรทำคือการสบตาผู้ฟังอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ผู้ฟังรับรู้ว่าคุณต้องการที่จะสื่อสารกับพวกเขา และสิ่งที่ควรคำนึงถึง คือ ไม่ว่าจะมีการสนทนาในกลุ่มขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ควรจัดการให้มีสิ่งของที่รบกวนสมาธิของทุกคนให้น้อยที่สุด เช่น การดูโทรศัพท์ระหว่างการสนทนา ก็ควรทำในกรณีฉุกเฉินเท่านั้น เป็นต้น

7.การเข้าถึงได้ง่าย (Be approachable)

การสื่อสารที่จะมีประสิทธิภาพได้นั้น ควรสร้างบรรยากาศให้ผู้ฟังโดยรอบถูกเชิญชวนให้มีส่วนร่วมกับการสนทนาในทุกๆครั้ง โดยเฉพาะในบรรยากาศการทำงาน ควรจะมีบรรยากาศที่มีความกระตือรือร้นที่จะรับฟังความคิดเห็นของเหล่าบรรดาเพื่อนร่วมงาน และมีการสร้างหรือสนับสนุนให้มีการเปิดโอกาสหรือให้ความสำคัญกับการสื่อสารกับผู้อื่นในองค์กรเป็นอันดับแรก เพราะเมื่อบุคลากรในองค์กรรู้สึกว่ามุมมองของตนนั้นมีคุณค่าและมีคนพร้อมรับฟังแล้ว พวกเขาก็พร้อมที่จะเข้าหาเหล่าบรรดานักสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น